制定：2017年4月1日
最終改定：2023年9月1日
個人情報の取扱について
特定非営利活動法人
ユニバーサル・スポーツ振興協会
理事長 鎮静 俊哉
１．個人情報の利用目的
特定非営利活動法人 ユニバーサル・スポーツ振興協会(以下、当協会という)で取得する個人情報は、都度利用目的を通知し、明示的な同意を得た上で利用します。当協会は、お預かりした個人情報は以下の目的に限定して利用し、その他の目的で利用することはありません。*1
| 個人情報の類型 | 利用目的 |
| (1) 会員情報 | NPO法人の会員登録・更新、会員からの要望に基づく情報の公開、会費請求、当協会主催イベントの告知および連絡のため。 |
| (2) 体操教室、体力測定・体力テストのデータ処理、コンサルテーション、教育等の受託業務で取り扱う個人情報 | 公的機関、民間団体・企業からの受託業務遂行のため。 |
| (3) 交流会、講習会等の（以下、「イベント等」という）参加者および講師の個人情報 | 【参加者】イベント等の開催に係る連絡、出欠確認、料金請求のため。協会提供情報媒体(Webサイト・事業報告書)や助成金管理団体への事業報告のため。 【講 師】講演に係る連絡、講師料支払い、「番号利用法」に基づく個人番号関係事務のため。当協会提供情報媒体(Webサイト・イベント等リーフレット)へのプロフィール紹介、および事業活動における取引先との連絡調整のため。 |
| (4) 顧客情報（取引先企業のご担当者様の個人情報） | 取引に係る業務遂行および連絡のため。 |
| (5) 従業者等の情報 | 「番号利用法」に基づく個人番号関係事務（家族に関する情報を含む）、勤怠管理、福利厚生、報酬支払、法令に基づく給付金申請、当協会提供情報媒体(Webサイト・イベント等リーフレット)へのプロフィール紹介、および事業活動における取引先との連絡調整のため。 |
| (6) 応募者情報 | 当協会が必要とする人材の採用選考業務のため。 |
| (7) 当協会の個人情報を取扱う事務所にご訪問される方に関する個人情報 | 当協会のセキュリティ確保のため。 |
| (8) お問い合わせ（開示等請求、苦情・ご相談対応を含む） | 問い合わせ対応のため。 |
*1:ただし、次の場合を除きます。
・利用目的を本人に通知し、または公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他権利利益を害するおそれがある場合。
・利用目的を本人に通知し、または公表することにより当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合。
・国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
・取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合。
２．個人情報の第三者提供について
次の場合を除き、当協会が保有する個人情報を第三者に提供することはありません。
- あらかじめご本人の同意がある場合。
- 特定した利用目的の達成に必要な範囲内において、守秘義務契約を締結した上で業務委託・業務提携を行う場合。
- 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合であって、承継前の利用目的の範囲内で当該個人情報を取り扱う場合。
法令により必要とされる場合。 - 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合。
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合。
３．開示対象個人情報に関する公表事項
当協会が開示対象個人情報に関する事項を以下のとおり公表いたします。
| 事業者の名称 | 特定非営利活動法人 ユニバーサル・スポーツ振興協会 |
| 個人情報保護責任者 | 事務局長 |
| 連絡先（開示等の請求先） | 〒655-0854 兵庫県神戸市垂水区桃山台4-8-10-202 特定非営利活動法人 ユニバーサル・スポーツ振興協会 TEL：０７８－７４２－６７０２ FAX：０５０－３７３０－０４２０ 電子メール：privacy@us-pa.jp |
| 開示対象個人情報の利用目的 | 前項「個人情報の利用目的」に記載。 ただし、受託業務に係わる個人情報については、当協会は開示等の権限を持っていないため、委託元に直接お問い合わせください。 |
|
個人情報の取扱いの委託 |
取得した個人情報は、当協会と同等以上の安全管理措置が講じられていると評価し契約した事業者に委託することがあります。 |
| 当協会の業務で取扱う開示対象個人情報に関する苦情の申出先 |
前述の連絡先と同じ。 受付時間（平日：9時30分～12時、13時～17時30分） ※イベント等の事業遂行のため、事務局員が非常駐の場合がありますので、その際にはFAXか電子メール又は記録郵便にてお申し出ください。 |
| 開示対象個人情報各手続き方法 | 開示・利用目的の通知・利用停止・訂正・追加・削除の手続き方法は、次項をご確認ください。 |
４．個人情報の開示・利用目的の通知の手続きについて
個人情報の開示および利用目的の通知をご希望の方は、所定の「個人情報開示申込書」に必要事項をご記入いただき、所定の本人確認用書類、および、手数料（1,000円(税込)）を同封のうえ、下記の宛先まで書留など配達の記録が残る手段でご郵送もしくは事務局(開示等の請求先)までご持参ください。
ご本人からの要望であることを確認させていただいた上で、個人情報保護法および関連ガイドライン等に則り、対応させていただきます(処理に係る日数の目安は、約7～14営業日です)。当協会からの発送通知は、個人情報を含むものですので、原則として配達証明付書留郵便兼本人限定受取郵便として送付させていただきます（電子メールによる送付も可能）。
なお、事務局に直接手続き書類をご持参いただきましても即日回答いたしかねます(所定手続きが必要なため)。予めご了承ください。
(1)本人及び代理人確認用書類
本人及び代理人の確認書類として、以下の1)～2)のいずれかを添付ください。
| 1) | 住所と氏名及び本人の顔写真の記載された、 有効期限の切れていない「公的証明書類」。 【例】 |
写し1通 |
|
2) |
住所と氏名の記載された「公的証明書類」を2種類。 【例】 |
写し各1通 |
※代理人の方が手続きされる場合は、上記の書類の他に委任状及び本人の印鑑証明書(写し不可)をあわせて添付ください。なお、親権者もしくは成年後見人による請求の場合は、本人の親権者もしくは成年後見人であることを証明する書類（戸籍謄本または抄本の原紙、後見登記の登記事項証明書の原紙、裁判所の決定書の写し）をもって委任状に代えるものとします。
※確認用書類内に、本籍地及びマイナンバーの情報が含まれている場合は、該当箇所を塗りつぶした上で提出ください。
※添付いただきました、確認書類は返却いたしません。
(2)送付いただく書類等
・本人及び代理人確認用書類
・手数料1,000円(税込・切手、郵便小為替、現金)
※個人情報開示等申請書及び委任状の書式はこちらからPDFファイルをダウンロードしてご利用ください。
※受付時に手数料（1,000円(税込)）が確認できない場合は、原則として申請書記載の連絡先にお知らせいたしますが、ご連絡発信後一ヶ月以内にお支払いいただけない場合には、開示請求の手続きはなかったものとして取り扱わせていただきます。また必要書類が不足している場合も同様です。予めご了承ください。
(3)申込書宛先
特定非営利活動法人 ユニバーサル・スポーツ振興協会
事務局長 宛て
５．個人情報の訂正・追加・削除の手続きについて
個人情報の訂正、追加又は削除をご希望の方は、所定の「個人情報訂正等・利用停止等申込書」に必要事項をご記入いただき、所定の本人確認用書類を同封のうえ、下記の宛先まで書留など配達の記録が残る手段でご郵送もしくは事務局(開示等の請求先)までご持参ください。
ご本人からの要望であることを確認させていただいたうえで、個人情報保護法および関連ガイドライン等に則り、対応させていただきます(処理に係る日数の目安は、約7～14営業日です)。
なお、事務局に直接手続き書類をご持参いただきましても即日対応いたしかねます(所定手続きが必要なため)。予めご了承ください。
(1)本人及び代理人確認用書類
本人及び代理人の確認書類として、以下の1)～2)のいずれかを添付ください。
| 1) | 住所と氏名及び本人の顔写真の記載された、 有効期限の切れていない「公的証明書類」。 【例】 |
写し1通 |
|
2) |
住所と氏名の記載された「公的証明書類」を2種類。 【例】 |
写し各1通 |
※代理人の方が手続きされる場合は、上記の書類の他に委任状及び本人の印鑑証明書(写し不可)をあわせて添付ください。なお、親権者もしくは成年後見人による請求の場合は、本人の親権者もしくは成年後見人であることを証明する書類（戸籍謄本または抄本の原紙、後見登記の登記事項証明書の原紙、裁判所の決定書の写し）をもって委任状に代えるものとします。
※確認用書類内に、本籍地及びマイナンバーの情報が含まれている場合は、該当箇所を塗りつぶした上で提出ください。
※添付いただきました、確認書類は返却いたしません。
(2)送付いただく書類
・本人及び代理人確認用書類
※個人情報訂正等申込書及び委任状の書式はこちらからPDFファイルをダウンロードしてご利用ください。
※必要書類が確認できない場合は、原則として申請書記載の連絡先にお知らせいたしますが、ご連絡発信後一ヶ月以内に必要書類を再送いただけない場合には、ご連絡いただいた手続きはなかったものとして取り扱わせていただきます。予めご了承ください。
(3)申込書宛先
特定非営利活動法人 ユニバーサル・スポーツ振興協会
事務局長 宛て
６．個人情報の利用停止等の手続きについて
個人情報の利用停止、消去又は第三者への提供の停止をご希望の方は、所定の「個人情報訂正等・利用停止等申込書」に必要事項をご記入いただき、所定の本人確認用書類を同封のうえ、下記の宛先まで書留など配達の記録が残る手段でご郵送もしくは事務局(開示等の請求先)までご持参ください。
ご本人からの要望であることを確認させていただいたうえで、個人情報保護法および関連ガイドライン等に則り、対応させていただきます(処理に係る日数の目安は、約7～14営業日です)。
なお、事務局に直接手続き書類をご持参いただきましても即日対応いたしかねます(所定手続きが必要なため)。予めご了承ください。
(1)本人及び代理人確認用書類
本人及び代理人の確認書類として、以下の1)～2)のいずれかを添付ください。
| 1) | 住所と氏名及び本人の顔写真の記載された、 有効期限の切れていない「公的証明書類」。 【例】 |
写し1通 |
|
2) |
住所と氏名の記載された「公的証明書類」を2種類。 【例】 |
写し各1通 |
※代理人の方が手続きされる場合は、上記の書類の他に委任状及び本人の印鑑証明書(写し不可)をあわせて添付ください。なお、親権者もしくは成年後見人による請求の場合は、本人の親権者もしくは成年後見人であることを証明する書類（戸籍謄本または抄本の原紙、後見登記の登記事項証明書の原紙、裁判所の決定書の写し）をもって委任状に代えるものとします。
※確認用書類内に、本籍地及びマイナンバーの情報が含まれている場合は、該当箇所を塗りつぶした上で提出ください。
※添付いただきました、確認書類は返却いたしません。
(2)送付いただく書類
・本人及び代理人確認用書類
※個人情報利用停止等申込書及び委任状の書式はこちらからPDFファイルをダウンロードしてご利用ください。
※必要書類が確認できない場合は、原則として申請書記載の連絡先にお知らせいたしますが、ご連絡発信後一ヶ月以内に必要書類を再送いただけない場合には、ご連絡いただいた手続きはなかったものとして取り扱わせていただきます。予めご了承ください。
(3)申込書宛先
特定非営利活動法人 ユニバーサル・スポーツ振興協会
事務局長 宛て
７．全ての個人データ等の安全管理措置のために講じた措置
全ての個人データ等は、その利用目的に応じた適切な安全管理措置として、例えば以下の対策を講じます。
- 「個人情報保護方針」「公表文書」「個人情報取扱規程」「安全管理規程」の策定と周知
- 組織的安全管理措置: 取扱責任者・担当者の限定、報告連絡体制の明確化、点検監査の実施
- 人的安全管理措置：全従業者への定期的な研修、新任者への初期研修、秘密保持契約締結
- 物理的安全管理措置：管理区域、取扱区域の設定、施錠管理、復元不可能な消去・廃棄
- 技術的安全管理措置：アクセス権限の最小化、外部からの不正アクセス防止
- 外国において個人データを取り扱う場合：当該外国の外的環境の把握と措置
８．Webサイトのクッキー（cookie）について
当協会Webサイトをご利用される方の利便性向上のため、また、当協会Webサイトへのアクセスを分析するために、クッキーを使用してサイトにアクセスされたコンピュータの識別情報や、訪問履歴を取得する場合があります。クッキーはブラウザの設定で「オフ」にすることができますが、この場合、当協会Webサイトのサービスが利用できない場合があります。
Cookie利用の同意設定９．苦情、お問い合わせについて
当協会の個人情報の取扱いについて苦情・ご提言がある場合は、メール、電話、郵送などご都合のよい手段で、３．（開示対象個人情報に関する公表事項）開示等のご請求先にて承ります。
以上
※個人情報各申込書及び委任状の書式はこちらからPDFファイルをダウンロードしてご利用ください。
